Chaque entreprise se doit de tenir certains documents comme des livres et registres, faute de quoi elles peuvent être sanctionnées. FIDSUD vous présentes les documents obligatoires en entreprise.
Registre des assemblées : regroupe tous les procès-verbaux des décisions des associés.
Registre de présence : signature des membres du Conseil d’Administration ou de Surveillance participant à la séance.
Livre Conseil d’Administration ou de Surveillance : reprend tous les procès- verbaux des décisions du Conseil d’Administration ou de Surveillance.
Registre des mouvements de titres : enregistre tous les transferts de titres dans la société (SA ou SAS) comme une cession d’actions, ou un apport d’actions.
Registre des Bénéficiaires Effectifs : permet de déclarer à l’administration l’ensemble des personnes physiques exerçant un contrôle sur une société par la détention d’une part significative du capital (plus de 25%), des droits de vote, ou par un autre moyen.
Vous devez conserver les documents comptables pendant 10 ans. Le délai commence à partir de la date de la dernière inscription sur le livre et ne peut être suspendu. Les livres obligatoires doivent être conservés sous leur forme originale.
Le livre-journal : enregistre toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise au jour le jour et de manière chronologique.
Le Grand Livre : reprend les informations du livre-journal, classées par compte.
Le livre d’inventaire : concerne les commerçants, il n’est plus obligatoire depuis janvier 2016.
– Registre unique du personnel : classé par ordre d’embauche des salariés : état civil, qualification, date d’entrée et de sortie
Registre des délégués du personnel : rassemble les notes des délégués du personnel à l’employeur ainsi que les réponses de ce dernier.
Registre du repos hebdomadaire : l’employeur se doit de tenir à jour le registre des horaires de repos des salariés de l’entreprise.
Registre médical : tous les documents concernant la Médecine du travail (notamment les visites médicales).
Registre de l’inspection du travail : document regroupant les observations et mises en demeure.
Registre unique d’évaluation des risques professionnels : doit répertorier les risques professionnels pour la santé et la sécurité encourus par les salariés de l’entreprise.
Registre d’hygiène et de sécurité : regroupe toutes les consignes relatives aux essais et exercices périodiques de sécurité et aux vérifications techniques de sécurité prévues par les textes
En théorie, aucune sanction n’est prévue en cas de non-établissement des livres obligatoires.
Cependant, si cela entraîne l’oubli ou le mauvais établissement de documents comptables annuels, alors l’amende s’élève à 9000€ (article L. 241-4 du Code de commerce).
Pour ce qui est du faux et usage de faux, la sanction est de 3 ans de prison et 45 000€ d’amende (article 441-1 du Code pénal).
Pour être conseillé et accompagné dans l’établissement de vos livres et registres obligatoires, faites appel à un expert FIDSUD ! Nos équipes sont là pour vous épauler dans la gestion de ces documents obligatoires.
