Comment m’organiser sur le plan administratif ?
La gestion administrative d’une entreprise désigne toutes les tâches nécessaires et les formalités pour atteindre vos objectifs stratégiques et rentrer dans le cadre de la loi.
Mettre en place une bonne organisation administrative au sein de votre société dès sa création est donc primordial si vous souhaitez optimiser votre résultat et ne pas prendre de risques inutiles.
la gestion matérielle de
l'administratif
Le premier élément auquel penser lorsque vous souhaitez mettre en place une organisation administrative est justement de vous organiser, comprenez : ranger !
Vos documents administratifs notamment se doivent d’être classés par catégories : bons de commande fournisseurs et devis, dans un dossier Achats. Bons de commandes clients et bons de livraisons, dans un dossier Ventes. À vous de créer les catégories qui vous paraissent les plus pertinentes, notamment sur les questions relatives à la Banque, au Juridique,
aux RH ou à la Fiscalité.
savoir attribuer les bons rôles
Vous ne pouvez pas prétendre être organisé, si chacune des tâches à effectuer n’est pas spécifiquement attribuée à un membre de votre entreprise. Pour la gestion du courrier par exemple, une personne devra avoir la charge de sa réception, de son tri et de sa diffusion auprès des bonnes personnes, et quid de la confidentialité des documents.
Même fonctionnement pour les achats : une personne devra être dédiée à vérifier la coïncidence entre facture, bon de commande et bon de livraison, vérifier les paiements conjointement avec le comptable, la secrétaire ou le chef de service, puis présenter au dirigeant afin qu’il les valide et signe.
Quelques autres tâches indispensables à une bonne organisation administrative :
– Effectuer les rapprochements bancaires
– Appliquer la politique RH
– Etablir des règles
– Mettre en place un planning fonctionnel
– Gérer les relations avec les prospects et clients
N’hésitez pas à solliciter les services de FIDSUD : notre équipe vous accompagne dans la mise en place d’une organisation administrative, comptable et informatique optimale.
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